Datenerfassung                                                                                

Unabhängig davon welche Ablage Ihre Archivobjekte haben, wir können jeden Bestand oder Teilbestand neu organisieren. Dabei ist völlig unwichtig ob die Unterlagen nach Alphabet, Geburtsdatum, Kundennummer, Vorgangsnummer, Reihenfolgenummer, farbliche Markierung oder räumlich voneinander getrennt, vorliegen. Auch spielt es keine Rolle, ob sich diese Unterlagen in Ordnern, in Mappen, in Kartons, Hängemappen oder im Regal befinden.

 

Ein willkommener Nebeneffekt der Datenerfassung ist es, dass versehentlich falsch abglegte oder vermisste Akten aufgefunden und dem richtigen Ort hinzugefügt werden. 

 

Wir erfassen Ihre Unterlagen einzeln in einer Datenbank und erzeugen einen Barcodeetikett, welches an das Archivobjekt angebracht/geklebt wird.

Bei dem Datenerfassungsprozess können Ihre Unterlagen selbstverständlich auch nach Geschäftjahren, Behandlungsjahren oder nach Ihren Vorgaben getrennt werden. Die Trennung der Unterlagen bringt den grossen Vorteil mit sich, dass nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeiten diese Unterlagen jahrgangsweise und einfach vernichtet werden können.

 

Archivobjekterfassung dient in vielen Fällen auch als Vorstufe für das Scannen der Unterlagen, als zweiter und finaler Schritt zur Digitalisierung Ihres Archivs.