Digitale Verarbeitung der Archivobjekte                                                                 

 

In Verwaltungsbereichen, Medizin, Industrie und in anderen Branchen, immer mehr Unternehmen arbeiten bereits digital. Sie generieren, empfangen und versenden Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mails, Faxe, und andere Dokumente elektronisch. Je nachdem in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, kommen noch weitere Archiv und Multimediaobjekte wie Fotos, Zeichnungen oder Ähnliches hinzu. Und nicht zuletzt entstehen nach wie vor Papierdokumente, die erst gescannt und dann digital weiterverarbeitet werden müssen.

Eine Flut von Dokumenten und Inhalten ist dann meist das Ergebnis, das auf unterschiedlichen Wegen zirkuliert und in diversen Formaten vorliegt.

 

ASFIUM kann Ihnen mit optimalen Lösungsansätzen helfen die Übersicht zu behalten.

 

Wir scannen ihre Papierdokumente, um zusammen mit anderen digital vorliegenden Dokumenten eine einheitliche Grundlage zu errichten.

 

Wir bieten eine an Ihrem Bedarf orientierte, massgeschneiderte Dokumentmanagement-Software Lösung an. 

 

Vorteile der E-Akte

 

Digital vorhande Dokumente aller Art wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Formulare, Quittungen, Auftragsbestätigungen oder aber auch Fotos, Mails und Anhänge, Termine, Adressdaten, Kundenakten und vieles mehr können zusammen mit den gescannten Papierdokumente der E-Akte hinzugefügt werden.

In einer elektronischen Akte können somit Informationen, die zu einem bestimmten Projekt gehören oder für einen bestimmten Vorgang wichtig sind, oder einen bestimmten Kunden betreffen, gebündelt werden. Bestimmte Geschäftsprozesse können beschleunigt oder sogar ganz automatisiert werden. Papierablagen sind nicht mehr notwendig. Das spart Zeit, Geld und Material, weil alle Dokumente schnell und sicher abgelegt und wiedergefunden werden können. 

                                                         

Papierakte versus E-Akte

 

Während ein Papier-Aktenordner immer nur an einem Ort sein kann, können auf eine E-Akte beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen, von jedem Standort, sogar weltweit. So haben alle, die an einem Projekt mitarbeiten, den gleichen Wissensstand und arbeiten stets mit den aktuellsten Projektdaten. Dazu kommt

das Mitarbeiter kaum noch Zeit damit verbringen, Dokumente und Informationen zu suchen und haben somit mehr Zeit für andere Aufgaben.

Die E-Akte stellt somit eine zentrale Stelle für Informationen dar, die dezentral und effizient genutzt wird.

Revisionsichere Archivierung 

 

Für eine E-Akte bzw. elektronische Dokumente gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen, rechtlichen Vorschriften, sowie Sicherheitsbestimmungen wie für Papierdokumente. Das bedeutet, dass elektronische Dokumente unveränderbar und im originalen elektronischen Format aufbewahrt werden müssen. Eine revisionssicherer Archivierung ist nur dann gegeben, wenn die Dokumente in der E-Akte im Original vorliegen und jede Veränderung, vollständig und nachvollziehbar als neue Version dokumentiert wird.

 

Datensicherheit

 

Die Sicherheit der Daten ist in einer E-Akte besser aufgehoben als in einem herkömlichen Archivraum.

Alle Daten können in einer Datenbank gespeichert werden. Für diese Datenbank können in einem regel- mässigen Turnus, eine oder mehrere  Sicherungs- kopien erstellt werden, die dezentral, wenn gewünscht auch ausserhalb des Unternehmens, eingelagert werden können. So ist man bestens gewappnet gegen Datenverluste verursacht durch Brand und Wasser- schäden sowie höhere Gewalt. Weiter verhindert die Vergabe von Zugriffsberechtigungen den unberechtigten oder versehentlichen Zugriff Dritter.